“O SoftExpert Suite, através dos seus diversos módulos, oferece uma resposta abrangente a qualquer necessidade ou processo, seja de produção, gestão, operação ou suporte, garantindo total conformidade com os diferentes requisitos normativos. Em resumo, a solução proporcionou uma forma simples, organizada e eficiente de gerir o sistema integrado de gestão e controle documental.”

Frilabo aumenta a rentabilidade em 30% e assegura conformidade com rigorosas normas internacionais ao adotar tecnologia SoftExpert

Em um mercado global cada vez mais competitivo e sujeito a exigências regulamentares mais rigorosas, a excelência na gestão da qualidade deixou de ser um diferencial e passou a ser um imperativo estratégico. De acordo com a McKinsey, empresas que implementam práticas sólidas de gestão da qualidade podem reduzir até 20% de seus custos operacionais.

Esse movimento é impulsionado pela busca por maior eficiência, redução de riscos e custos, além da necessidade de decisões mais rápidas e fundamentadas, com base em dados em tempo real. Foi nesse contexto que a Frilabo procurou uma solução robusta para gerenciar seus processos, reafirmando seu compromisso com os mais elevados padrões de qualidade e com a entrega de valor aos seus clientes.

➡️ O ponto de partida: a busca por um Sistema de Gestão da Qualidade sólido

A Frilabo, reconhecida por sua atuação no setor laboratorial, já possuía a certificação ISO 9001 e um sistema de gestão documental. No entanto, com a aprovação de um projeto de qualificação (PT2020) e o consequente aumento das exigências nos sistemas de qualidade, a solução existente revelou-se insuficiente para acompanhar as novas necessidades e a crescente complexidade das operações. Tornava-se essencial encontrar uma plataforma que não apenas atendesse às exigências imediatas, mas que também oferecesse escalabilidade e flexibilidade para o futuro.

🎯 O desafio: implementar uma solução abrangente em um cenário complexo

A transição para um novo sistema de gestão da qualidade não foi uma tarefa simples. A Frilabo precisava de uma solução robusta que integrasse áreas essenciais como gestão de competências e treinamentos, controle documental, gestão de riscos, processos, indicadores e ativos. Além disso, a implementação exigia dedicação e um trabalho minucioso de parametrização, para que o software refletisse as especificidades e os fluxos internos da empresa. Com tantas funcionalidades envolvidas, o desafio incluía também um processo contínuo de aprendizado e otimização.

🧭 A virada estratégica: a escolha pela SoftExpert

Após uma análise criteriosa do mercado, a SoftExpert se destacou como a empresa que oferecia a solução mais completa e alinhada aos requisitos da Frilabo. Enquanto outras opções apresentavam lacunas em aspectos cruciais para o cumprimento normativo, especialmente da exigente ISO 13485, a plataforma SoftExpert Suite oferecia um conjunto abrangente de módulos capazes de cobrir todas as áreas críticas. A capacidade de gerenciar de forma integrada, desde a formação de equipes até o controle de ativos e riscos, foi decisiva para a escolha.

📊 Resultados que falam por si: otimização, rentabilidade e controle aprimorado

• A implementação da solução SoftExpert representou um verdadeiro ponto de virada para a Frilabo. Processos que antes eram manuais, consumiam tempo e estavam sujeitos a falhas, passaram a ser geridos de forma automatizada e estruturada. 
• Essa otimização resultou em um ganho significativo de tempo e, consequentemente, em um aumento expressivo na rentabilidade, que chega a cerca de 30%. 
• O controle sobre os processos se tornou mais eficaz, permitindo uma gestão da qualidade mais rigorosa, proativa e baseada em dados confiáveis.
• Antes da implementação, os processos de não conformidades e reclamações eram realizados manualmente por meio de planilhas, e-mails e formulários em papel. Esse método frequentemente gerava retrabalho, erros, atrasos e falta de rastreabilidade. 
• Com a automação por meio do SoftExpert Suite, os processos passaram a ser executados automaticamente, reduzindo o tempo de conclusão e proporcionando benefícios como maior agilidade nas aprovações, padronização, rastreabilidade e melhor controle dos prazos.

💡 O impacto da SoftExpert no dia a dia da Frilabo

A digitalização completa da gestão documental permitiu o controle centralizado e seguro de toda a documentação. A gestão de competências e treinamentos também foi otimizada, com todos os registros de treinamento monitorados diretamente no sistema.

A área de maior impacto com a adoção da plataforma SoftExpert foi a de laboratório e controle de qualidade. Todos os equipamentos e instrumentos de medição e monitoramento estão, neste momento, controlados. Planos de calibração com frequência controlada foram definidos para a coleta de leituras, erros e incertezas dos instrumentos. Os relatórios de verificação e certificados de calibração obtidos são controlados e disponíveis, assim como todo o histórico de eventos associados aos instrumentos.

O processo de controle de qualidade foi otimizado. Famílias de meios de cultura e suas características de controle foram definidas, com as respectivas especificações que precisam ser respeitadas, de acordo com as tolerâncias do processo. Após o controle de qualidade, é gerado um certificado de conformidade do meio de cultura, totalmente personalizado de acordo com os requisitos normativos.

Além disso, a automação de processos críticos, como controle de mudanças, gestão de não conformidades, calibração de equipamentos e treinamento de pessoal, trouxe mais transparência e agilidade à tomada de decisões. Com essa estrutura sólida, a Frilabo alcançou ganhos claros em eficiência operacional e um controle reforçado sobre atividades essenciais.

 

Mafalda Regado, responsável técnica do Laboratório de Meios da Frilabo, reforça a importância da solução:

"Como responsável técnica do Laboratório de Meios da Frilabo, sou uma forte defensora dessa plataforma de qualidade, que nos permite manter um excelente controle dos processos de maneira exigente."