Consultoria e Implementação

“O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”, Guide to the Project Management Book of Knowledge, 2008.

Utilizando-se de comprovados métodos de planejamento e controles de Gestão de Projeto, os objetivos do projeto serão definidos e alcançados com a coordenação de equipes multidisciplinares dentro da tripla restrição (escopo, tempo e custo do projeto).

A definição do caminho correto para o sucesso do projeto é a meta que nossa comprovada metodologia se propõe a superar. Este caminho possui um ciclo de vida que conecta o início do projeto ao seu final, onde também estão definidas as principais atividades e entregáveis.

A equipe do projeto gerencia os trabalhos envolvidos nele, que geralmente envolvem:

• Balanceamento de demandas conflitantes do escopo, tempo, custo, risco e qualidade do projeto:
• Satisfação de diferentes interessados (stakeholders) com diferentes necessidades e expectativas;
• Alcance dos requisitos estabelecidos.

Este serviço tem o objetivo de efetuar a instalação e homologar os componentes instalados no ambiente do cliente, conforme os requisitos de hardware, software e rede pré-definidos.

A instalação refere-se a disponibilizar a aplicação para acesso e a homologação valida as interfaces da aplicação com rede, e-mail, banco de dados e serviços dependentes.

Por definição, o serviço de Instalação disponibiliza a aplicação com todas as suas funcionalidades para acesso na rede interna do cliente (intranet). É de responsabilidade do cliente a disponibilização da aplicação para acesso externo (internet), uma vez que é ele quem tem o domínio a respeito das regras de segurança e configurações de rede do seu ambiente.

Este pacote tem o objetivo de disponibilizar um ambiente virtualizado pronto (VMWare ou Hyper-V), já com o sistema operacional Linux e o SE Suite instalados. Este ambiente já se encontra homologado e com todos os componentes relacionados a ambiente operacional e aplicação, configurados e ajustados para o maior ganho de performance e aproveitamento.

O pacote Ambiente Linux + Instalação SoftExpert Suite (Ambiente virtualizado) refere-se a disponibilização de uma máquina virtual desenvolvida pela SoftExpert pronta para uso nos clientes, sendo necessários apenas ajustes pontuais relacionados a rede, banco de dados e serviços dependentes.

É de responsabilidade do cliente o carregamento do ambiente virtualizado adquirido, em sua estrutura de sistemas virtualizados (VMWare ou Hyper-V) assim como a disponibilização da aplicação para acesso externo (internet), uma vez que é ele quem tem o domínio a respeito das regras de segurança e configurações de rede do seu ambiente.

O objetivo deste serviço é identificar o modelo de funcionamento e gestão da empresa, seus pontos fortes e fracos, requisitos de capacitação, fatores de sucesso do projeto, cenários de utilização e fluxo dos processos.

No contexto do processo de implantação das soluções SoftExpert, este é sem dúvida o serviço mais importante. Dele derivarão decisões e ações tomadas conforme necessidades e requisitos específicos do cliente. A forma como o sistema será parametrizado e por conseqüência todos os processos de negócio atendidos pela aplicação terão suas bases formadas nesta etapa.

Através de entrevistas com gestores e usuários, bem como a análise da documentação dos sistemas e processos existentes, é realizado o estudo dos processos atuais, objetivos da empresa, suas necessidades e expectativas de melhorias organizacionais com o uso das aplicações SoftExpert.

Com base nas informações levantadas são elaborados os modelos de referência dos processos. Estes modelos são uma forma de representação dos processos de negócio da empresa impactados pela implantação da solução. Os modelos de referência diferenciam-se em modelos que descrevem a situação vigente (chamado de “AS-IS”) e modelos que expressam a situação futura desejada (chamados de “TO-BE”). Cabe salientar que o escopo do mapeamento dos processos diz respeito tão somente aos fluxos a serem automatizados por meio da utilização da nova solução. Não fazem parte do Discovery o mapeamento e reestruturação de processos (AS-IS/TO-BE) com o objetivo de atender normas, regulamentos e guias de boas práticas. Para este fim, consultoria especializada deverá ser providenciada.

Entre todas as opções disponíveis no modelo de referência do sistema, selecionam-se as alternativas mais adequadas para atender aos requisitos da empresa, sendo que o modelo AS-IS poderá ser elaborado conforme necessidade.

O serviço de Parametrização da Aplicação provê a criação de padrões de parametrização do ambiente para atendimento do cenário proposto. Garante o aproveitamento máximo das funcionalidades e permite a futura administração do sistema de forma independente por parte do cliente. São realizadas as configurações e parametrizações iniciais dos padrões de cadastro e fluxos de processo. É de fundamental importância o envolvimento dos usuários chave nas atividades de configuração, a fim de assegurar sua satisfação e o total domínio sobre os padrões estabelecidos. Após a definição dos padrões, os usuários chave dão continuidade ao processo e finalizam a entrada dos dados necessários para completar a parametrização.

Simulações em escala reduzida também são realizadas com o objetivo de validar os padrões definidos e garantir o sucesso nas atividades de multiplicação.

As informações geradas pelo serviço de Discovery (mapeamento dos processos e definição dos requisitos específicos do cliente) servem como valiosa fonte de referência para as atividades de parametrização.

Os usuários se sentirão mais confortáveis no início do uso da nova aplicação, pois haverá um consultor ao seu lado dedicado ao atendimento de cada questão. As dúvidas iniciais são esclarecidas rapidamente e o nível de atenção que pode ser oferecido neste momento é muito maior.

Outro benefício importante é o auxílio na superação da resistência às mudanças, natural em qualquer processo de implantação de novas aplicações.

O Suporte ao Go-Live é realizado em ambiente de produção do sistema, onde os usuários terão a liberdade de questionar e sanar suas dúvidas sobre a operação das novas aplicações diretamente com o consultor presente para apoiar nos trabalhos.

A auditoria sobre um sistema de gestão é um acontecimento que sempre traz embutido um alto nível de stress e ansiedade, por mais preparada que esteja a organização. Embora os requisitos normativos estejam claramente definidos, em se tratando de auditoria sempre existe espaço para interpretações e subjetividade. Há sempre a possibilidade de um detalhe passar despercebido, colocando em jogo todo o esforço e dedicação empregados até o momento.

Com o intuito de minimizar riscos e proporcionar mais tranqüilidade para o cliente neste momento tão importante e decisivo, a SoftExpert disponibiliza o serviço de Assistência Pré-auditoria.

Um consultor da SoftExpert especializado na norma ISO 9001 aplica um checklist para verificar se, do ponto de vista dos sistemas da SoftExpert, tudo se encontra dentro do normal. Eventuais anomalias são imediatamente identificadas e os planos de ação para o seu tratamento podem ser colocados em prática em tempo hábil.

Existem diversas situações típicas que merecem a devida atenção antes da realização da auditoria, como por exemplo, liberação de pendências, alteração de prazos de planos de ação, permissões nos documentos e acessos ao sistema, entre outros.

Em se tratando de auditoria, prevenir é sempre melhor que remediar.

Os processos são a base de funcionamento de uma organização. Eles representam a maneira como a organização transforma entradas em saídas, agregando valor aos seus produtos e serviços, satisfazendo seus clientes e gerando resultados.

Um processo devidamente mapeado, permite olhar além das atividades funcionais isoladas e fornece uma visão integrada e holística destas atividades, transformando-se em importante instrumento de gestão.

O serviço de mapeamento de processos exige um grande grau de expertise e de conhecimento. Metodologias e outros são fundamentais para o correto mapeamento dos processos. Com foco nesta necessidade, a SoftExpert disponibiliza o serviço de Mapeamento de processos. Um consultor da SoftExpert especialista em mapeamento de processos, passa a ser o responsável por entrevistar, entender, esboçar e melhorar os processos da sua organização. Além disto, o consultor da SoftExpert, possui a capacidade de transferir o conhecimento da metodologia de mapeamento de processos, para um conjunto de usuários designados pelo cliente.

Ao final deste serviço, o cliente terá o(s) processo(s) mapeado(s) e desenhado(s), ficando muito mais simples para a sua automação e medição. Os serviços de automatização e medição não estão inclusos nesta oferta, porém poderão ser adquiridos e os mesmos estão melhores explicados logo abaixo, na seção Automatização e medição de processos.

Os processos são a base de funcionamento de uma organização. Eles representam a maneira como a organização transforma entradas em saídas, agregando valor aos seus produtos e serviços, satisfazendo seus clientes e gerando resultados.

Um processo devidamente mapeado, permite olhar além das atividades funcionais isoladas e fornece uma visão integrada e holística destas atividades, transformando-se em importante instrumento de gestão.

É sabido que após realizado todo o serviço de mapeamento de processos, existe a necessidade de realizar a tarefa operacional para automação e medição de determinados processos. Esta é uma tarefa que exige tempo e recursos. Apesar de ter sua importância reconhecida, nem sempre as organizações possuem as condições ideais para priorizar esta atividade. Com foco nesta necessidade, a SoftExpert disponibiliza o serviço de Automação e Medição de Processos. Um consultor da SoftExpert especialista nas ferramentas de processos passa a ser o encarregado de transferir para o sistema todos os processos e seus respectivos indicadores já previamente definidos pelo cliente ou pelo consultor de processos e negócios da SoftExpert, mas que ainda não puderam ser inseridos no sistema. Desta forma, o time de profissionais do cliente pode dedicar-se a atividades de maior valor agregado para o negócio e deixar as tarefas de cunho mais operacional por conta da SoftExpert.

Automação

O consultor da SoftExpert, em conjunto com o cliente, realiza uma análise para verificar a viabilidade para automação do processo via componente SoftExpert Workflow, fazendo com que o fluxo do mesmo seja controlado automaticamente. A automação dos processos minimiza a transferência de tarefas, reduzindo assim, os tempos de ciclo. O sistema garante não somente produtividade aprimorada, mas também que todas as instâncias de processo sigam as mesmas regras e estejam de acordo com o modelo definido do processo.

Medição

Além de mapear e automatizar, também é importante medir e monitorar. A medição é pré-condição para a gestão efetiva dos processos da organização. Caso seja a opção do cliente, o consultor da SoftExpert também efetua uma análise visando identificar indicadores apropriados que permitirão medir e monitorar o desempenho do processo, tudo de forma integrada via componente SoftExpert Desempenho.